Как снизить стресс из-за большого количества задач, используя GTD

Это статья о том, как перестать жить в режиме «ничего не успеваю» и наконец навести порядок в задачах, избавившись от хаоса в голове. Если вы устали всё держать в памяти, тонете в «горящих» делах и постоянно чувствуете, что работаете много, а успеваете мало — здесь вы найдете понятный способ выбраться из этого круга.

Что такое GTD (Getting Things Done)?

Методика Getting Things Done родилась из простой идеи: держать голову свободной, а дела — в порядке. Дэвид Аллен предложил практичный подход: выгружать все задачи «наружу» — на бумагу, в заметки или список в онлайн-планере, — а затем распределять задачи по спискам. Благодаря такому подходу мозг перестает быть складом задач и возвращается к своей главной роли — думать, решать, создавать.

Много дел — и все они в голове

Часть задач и дел вы записываете в заметки смартфона, что-то — в «Избранное» в Телеграме, что-то просто держите в уме. И вы помните о всех этих делах с пометкой «Сделать». Но вы нигде не видите ВСЕ свои задачи и обязательства в ОДНОМ месте. А ведь без этого невозможно расставить приоритеты и определить, что самое важное, определить очередность выполнения задач. И появляется чувство, что мы в спешке, что слишком много дел «горят». В такой ситуации полностью помогает GTD.

Почему GTD избавляет от перегрузки

С этой системой мы можем избавиться от чувства, что наш корабль идет ко дну, перегруженный слишком большим количеством входящих задач, которые мы держим в уме. Вы знаете, что всё зафиксировано, ничто не потеряется и каждая вещь дождется своего часа.

Мы избавляемся от гнетущего чувства, что мы ничего не успеваем, что нужно сделать слишком много, — и даем себе возможность работать спокойно, последовательно концентрируясь на чем-то одном. Если кратко, GTD — это не про «успеть больше», это про то, чтобы перестать тонуть в хаосе, чувствовать себя уверенно, двигаться по плану и строить долгосрочные перспективы.

Проще всего начать с небольшого упражнения

Понадобится несколько листов бумаги. Подпишите их так:

Inbox / Входящие
Projects / Проекты
Next Actions / Следующие действия
Waiting For / В ожидании
Someday/Maybe — Когда-нибудь/возможно

Запишите на свой листок «Входящие» все задачи, которые вы сейчас держите в уме.

Пример: вы стоите в очереди в магазине и вспоминаете, что вам нужно заказать подарок для мамы. Сразу достаете свои «Входящие» и записываете туда «заказать подарок маме». Потом мелькает мысль: «Проверить, вернулся ли возврат денег за отмененную покупку». Проверяете — пока нет. Значит, снова в «Входящие». Позже приходите домой — видите сообщение от проджект-менеджера, что нужно внести новую серию правок в презентацию. И снова сразу фиксируете это во «Входящих».

Вы больше не думаете о всём том, что нужно «не забыть» — вы знаете, что вы это зафиксировали и можете больше к этому мысленно не возвращаться. Мысли не роятся, не давят и не мешают работать.

«Входящие» — это внешнее хранилище для вашего мозга. Сюда попадает всё: идеи, задачи, мысли, напоминания, обязательства. На этом этапе ничего не структурируется — важно лишь собрать всё, что приходит в голову, в одном месте.

Следующий шаг — распределяем дела по категориям

Когда «Входящие» заполнены, вы выделяете время и распределяете каждую запись в нужное место. Попробуйте сейчас распределить всё, что записали во «Входящие».

1. «Проекты»
Список всех задач, которые требуют более одного шага. «Организовать день рождения», «сделать презентацию», «подготовить отчет» — всё это проекты. Каждый проект должен иметь свои конкретные шаги, которые приведут к его закрытию.

2. «Следующие действия»
Это список конкретных шагов, которые можно выполнить прямо сейчас. Например: «заказать подарок маме», «позвонить курьеру», «дописать слайд № 7».

3. «В ожидании»
Задачи, которые вы делегировали или ждете по ним обратного действия от другого человека: «жду согласования», «жду оплаты», «жду ответа».

4. «Когда-нибудь / Возможно»
Идеи и желания без точных сроков: «выучить итальянский», «купить гитару», «записаться на курс дизайна».

Регулярно делайте ревизию списков

Раз в день или неделю (периодичность вы выбираете исходя из ваших задач) полезно посмотреть на свои списки свежим взглядом. Что уже закрыто — вычеркиваете. Что потеряло актуальность — смело убираете. А что оказалось больше, чем одной задачей, — превращаете в полноценный проект с отдельными шагами. Такая ревизия держит вашу систему живой, актуальной и помогает двигаться вперед без ощущения хаоса.

Где вести списки дел

Вести списки по системе GTD удобнее всего там, где вы точно будете к ним возвращаться каждый день. Кому-то достаточно обычного блокнота. Другие выбирают цифровые инструменты: Notion, Todoist, Things, Obsidian, даже стандартные заметки смартфона. Важен сам принцип: все задачи собираются в одном месте, легко обновляются и всегда под рукой. Выбирайте формат, который естественно вписывается в вашу рутину — тогда система будет работать, а не создавать дополнительную нагрузку.

Краткие выводы

1. Задачи нужно фиксировать «вне головы» — на бумаге, в заметках или планере.

2. Все «входящие» задачи должны быть в одном месте, иначе приоритизация невозможна.

3. GTD помогает убрать чувство перегруженности и сосредоточиться на одном шаге за раз.

4. Эффективность GTD держится на двух привычках: регулярно очищать «входящие» и пересматривать списки.

Нажмите, чтобы подписаться.