Принципы дружелюбного Tone of voice

Дружелюбный тон — это не про «сюсюканье», а про уважение и атмосферу. Расскажем, как сделать общение в компании человечнее — в письмах, чатах, и объявлениях.

Что такое TOV (Tone of Voice)?

Tone of Voice (в дословном переводе — «тон голоса») — это стиль общения, тот самый «тон», с которым вы говорите, пишете и доносите мысли.

Tone of Voice бренда или компании — это стиль, в котором бренд говорит со своей аудиторией: через тексты, рекламу, соцсети, письма и другие каналы. Он может быть дружелюбным, экспертным, серьёзным, ироничным — главное, чтобы соответствовал ценностям компании и ожиданиям аудитории.

Но есть и внутренний TOV — стиль общения внутри команды. Он влияет на то, как сотрудники общаются в рабочих чатах, на встречах, как составляют письма и даже вешают объявления на двери переговорки.

Внутренний TOV формирует атмосферу: она может быть сухой и формальной, а может — спокойной, уважительной и дружелюбной.

Зачем нужен дружелюбный Tone of Voice?

Дружелюбный TOV внутри команды делает работу проще и приятнее. Когда люди чувствуют себя в безопасности, они работают продуктивнее.

Он помогает:

— выстраивать доверительные отношения между коллегами,
— снижать уровень конфликтов и стресса,
— быстрее и легче договариваться по рабочим вопросам,
— создавать среду, в которой не боятся просить о помощи и предлагать идеи.

Если же в коммуникации преобладают «учительские» или запрещающие интонации — это чувствуется. Даже простое объявление вроде «Не забывайте вовремя сдавать отчеты!» может звучать как упрек, а не напоминание.

Результат коммуникаций в таком стиле — напряженность, меньше инициативы и ощущение, что здесь «строго, как в школе». В долгосрочной перспективе это вредит атмосфере в команде и имиджу компании — людям просто не захочется работать в таком месте.

Если хочешь стать частью крупного рекламного холдинга, где ценят атмосферу и дружеские отношения, заходи на rimwork.ru — возможно, именно здесь ты найдешь не только вакансию мечты, но и настоящих друзей!

Правила дружелюбного Tone of voice

1. Избегай канцелярита, сложных конструкций и сухих фраз.

Вместо: «Запрещается использовать переговорную без предварительного бронирования», лучше: «Нужна переговорная? Она вся ваша, просто забронируйте за день до встречи».

2. Будь конкретным, но вежливым. Не ходи вокруг да около, но и не приказывай.

Вместо: «Сделай к вечеру», лучше: «Нужно подготовить к вечеру — справишься?»

3. Скажи нет пассивной агрессии и намекам.

Вместо: «Кто опять оставил бардак на кухне?», лучше: «Давайте следить за чистотой — следующему будет приятно зайти на кухню».

4. Уважай собеседника. Даже напоминания и просьбы можно писать уважительно, обращаясь к собеседнику как к равному.

Вместо: «Ты опять не сдал отчёт!», лучше: «Отчёт нужен до конца дня — напомню на всякий случай».

5. Соблюдай баланс. Дружелюбие ≠ фамильярность.

Смайлики и сюсюканье — это не про дружелюбный TOV

Важно помнить, что дружелюбие не требует от вас разговаривать с коллегами, как с детьми. Это скорее умение вести разговор с уважением, используя положительный, но зрелый стиль общения.

— Не нужно сюсюкать, заискивать, вставлять смайлики через слово.
— Не нужно всегда соглашаться с мнением других или избегать споров.
— Не нужно стыдить, обвинять и упрекать.
— Ни в коем случае нельзя обесценивать.

Примеры, как не надо общаться на работе

Излишне заискивающий тон:

«Ну что, дорогие коллеги, у нас тут просто катастрофа, но я уверена, что вы справитесь! Всех люблю, обнимаю!»

Такой стиль общения может создать впечатление, что человек не воспринимает рабочий процесс всерьез. Вместо этого лучше сказать: «У нас возникла сложная ситуация, давайте вместе решим это».

Учительский и высокомерный тон:

«У нас нет мам — убирайте за собой на кухне! Или я ее закрою!».

Тон ультимативный, обвиняющий и снисходительный. Сразу вызывает внутренний протест, а не желание поддерживать порядок. Вместо этого можно сказать: «Кухня — общее пространство. Давайте вместе следить за чистотой».

Агрессивный тон:

«Почему это ещё не сделано? Это так сложно, вы что, не понимаете? ИЗ-ЗА ВАС МЫ ВСЕ теряем время!»

Агрессивный подход никогда не способствует продуктивной работе и вызывает сопротивление. Это ведет к конфликтам и снижению мотивации. Лучше сказать: «Мы столкнулись с трудностью, давайте совместно обсудим, как можно двигаться дальше и решить эту проблему».

Как ввести дружелюбный TOV в компании?

Чтобы внедрить дружелюбный Tone of Voice внутри компании, важно не просто сказать «давайте общаться мягче», а создать понятную систему.

Начать можно с документа или серии карточек, где будет описано, что именно означает дружелюбный тон общения в компании:

— какие формулировки предпочтительнее,
— как лучше просить, напоминать, реагировать на ошибки и т. д.

Важно не ограничиваться абстрактными формулировками вроде «будьте вежливы», а привести конкретные примеры — до и после.

После этого стоит оповестить коллег.

Готовый гайд можно отправить по почте, добавить в корпоративный портал и закрепить в рабочих чатах. Можно устроить небольшую презентацию или обучение, где на понятных и живых примерах показать, зачем всё это нужно и как помогает в работе.

А еще будет здорово напечатать постеры с ключевыми фразами или напоминаниями и развесить их в офисе — особенно в местах, где часто возникают бытовые «трения»: в кухне, переговорках, около принтера.

Всё это помогает формировать привычку общаться по-человечески — не потому что надо, а потому что удобно и приятно.

Что делать, если не получается?

Если внедрение дружелюбного TOV идет не совсем гладко — это нормально: привычки не меняются по щелчку.

Важно реагировать не жестко, а конструктивно. Если кто-то продолжает писать в резком или давящем тоне, стоит начать с личного разговора — спокойно и по фактам объяснить, как такое общение влияет на атмосферу и на команду.

Можно настроить тон прямо в рабочих инструментах: добавить шаблоны писем, автоподсказки в мессенджерах, дружелюбные формулировки в уведомлениях. Это создаёт фон, который постепенно приучает к нужному стилю.

Если непонимания остаются, полезно провести внутреннюю встречу с участием HR или фасилитатора. В безопасной обстановке можно обсудить, почему важен общий стиль общения, выслушать сомнения и вместе наметить шаги.

Главное — не превращать «Тон оф войс» в формальность, а сделать его частью культуры.

Краткие выводы

— Дружелюбный TOV помогает создать позитивную атмосферу в коллективе, улучшает коммуникацию и снижает уровень конфликтов.

— Важно, чтобы стиль общения был уважительным, четким и открытым для диалога, но не переходит в излишнюю фамильярность.


Нажмите, чтобы подписаться.