Дорожная карта проекта: как построить и какие бывают этапы

Когда нужна карта

Дорожная карта или роадмап — это инструмент планирования работы над проектом. На ней составляется план работы от точки здесь и сейчас до того места, где вы открываете шампанское и радуетесь своим успехам. Существуют разные виды карт, инструментов и подходов к их детализации. О них мы расскажем в этой статье.

Пока давайте разберемся, каким образом компании разного профиля могут использовать дорожные карты в своей работе:

• Строительные компании — для контроля сроков и подключения специалистов. Без фундамента не поставить коробку, без коробки не начнешь отделку. Да и специалисты на этих этапах нужны разные. Соответственно, на карте отмечаются этапы и сроки, чтобы отделочники, например, знали, что им нужно будет подключиться через 2 недели.
• Компании, предоставляющие услуги — для запуска новой услуги. Например, в косметическом салоне открывается направление LPG-массажа. Тогда на карте будет доставка оборудования, обучение специалиста и запуск продвижения новой услуги: Instagram-аккаунт, продвижение рекламой, акции для имеющихся клиентов.
• Компании, производящие продукт — для контроля производства текущего продукта. Почитайте подробнее о технике «канбан» и тому, как работает завод Toyota. Это отличный пример того, как грамотное планирование сокращает сроки производства в 5–10 раз.

Что показывать

Итак, вы решили, что у вас обязательно будет карта проекта. Для начала нужно определиться, какая информация должна быть отображена на ней, а какой точно не будет, чтобы не отвлекаться и не захламлять документ. Выбирайте сами, что вам нужно:

• Названия этапов
• Срок старта и финиша этапа
• Исполнители на каждом этапе
• Количество нужных ресурсов
• Суть этапа: какая функция разрабатывается, что на этапе делает каждый специалист
• Бонусы и премии за завершение этапа
• Бюджет, нужный для реализации
• Текущий статус выполнения
• Финальный результат.

Определитесь с тем, что действительно важно на карте, и создавайте роадмап для своего проекта. Помните, что на каждый отдельный проект нужен отдельный роадмап. Не стоит пытаться «запихнуть» всю свою ежедневную работу в один документ — он станет громоздким, непонятным и ненужным.

Где создавать

Дорожную карту можно нарисовать и ручкой на листе А4, но это неаккуратно, да и отредактировать вы ее потом не сможете. Лучше использовать специальные инструменты — тем более, что Google Sheets сейчас у всех под рукой. Что можно использовать для создания роадмапа:

• Программы для создания электронных таблиц: Microsoft Excel или Google Sheets
• Программы для создания презентаций: Microsoft Powerpoint или Google Presentations
• Специальные сервисы: Roadmung, Hygger и Taskworld.

Главное правило работы с любой программой или сервисом — софт не должен мешать рабочему процессу. Если вам для работы хватает функциональности обычного «Экселя», то используйте его и не тратьте время на новомодный сервис. Внешний вид и дополнительные функции вы наладите после разработки роадмапа. 

Microsoft Excel или Google-таблицы

Тому, как работать с «Экселем», учат еще в школе. Он хорошо подходит для ведения таблиц: можно систематизировать данные, автоматически рассчитывать их, делать прогнозы и так далее. В таблице можно уместить и дорожную карту проекта. Распишите этапы, сроки и ответственных — получится понятная карта, с которой не заблудишься и всем будет понятно, что сейчас делать. Google Sheets — это бесплатный аналог Excel, который работает в браузере. Для его работы нужно подключение к интернету. В остальном он очень похож на «Эксель».

Презентации

Иногда дорожные карты нужны не для себя и сотрудников, а для партнеров и инвесторов. Им нужно показать, насколько у вас все красиво и успешно. В таком случае вам помогут программы для создания презентаций: Microsoft Powerpoint или Google Presentation. 

Cервисы

Дорожные карты востребованы: в мире много стартапов, разработчиков и производственных компаний, которым нужны грамотно оформленные, обновляющиеся и визуально приятные роадмапы. Для этого есть специальные платные сервисы, о которых мы сейчас поговорим:

• Roadmunk
• Hygger
• Taskworld
• Roadmunk

Этот сервис позволяет создавать дорожные карты в виде диаграммы Ганта или канбана. На них видно, кто из сотрудников чем занимается, когда начнет и когда закончит этап. Такие диаграммы подходят для большинства проектов и позволяют распараллеливать процессы, а не ставить их строго друг за другом. 

Roadmunk

Этот сервис позволяет создавать дорожные карты в виде диаграммы Ганта или канбана. На них видно, кто из сотрудников чем занимается, когда начнет и когда закончит этап. Такие диаграммы подходят для большинства проектов и позволяют распараллеливать процессы, а не ставить их строго друг за другом.






Hygger

Hygger — это система для тех, кто ведет сразу несколько проектов. Они систематизируются между собой, объединяются из локальных досок в большие супердоски и помогают сотрудникам определиться, кто на какой стадии нужен и в каком проекте. 





Taskworld

Taskworld — это профессиональный инструмент, чтобы согласовывать работу команд любых размеров. Чаще всего им пользуются проект-менеджеры в серьезных IT-компаниях, но если у вас крупная команда с распределением ролей, вам пригодится этот инструмент.

Как создать дорожную карту

Хорошо, вы подобрали для себя инструмент и стиль, но с чего начать? Вы открыли условный Excel и думаете, что в нем написать. Где взять дорожную карту для дорожной карты? Сейчас мы предложим вам план для разработки идеального роадмапа для вашего продукта:

• Определитесь с целью и задачами, помогающими ее достичь
• Определите ответственных за этап и сроки его выполнения
• Выберите инструменты и ресурсы

Шаг 1: цели и задачи

Если вы задумались над проектом, то у него есть цель, иначе вы бы просто не приступили к этому этапу. Только цель должна быть максимально конкретной: не «запустить новую услугу», а «запустить услугу в такой-то срок с таким-то критерием качества и таким-то критерием коммерческого успеха». А далее вы раскладываете ее на задачи:

• Как разработать продукт? Сделать прототип, утвердить и протестировать его, запустить в производство, сделать рекламу.
• Как оказать услугу клиенту? Собрать максимум информации, скорректировать ожидания, определиться со специалистами, оказать услугу и собрать обратную связь.

Шаг 2: ответственные и сроки

Если у задачи нет срока, она будет сделана в следующем году. Если у задачи нет ответственных, то она не будет сделана никогда. Поэтому определитесь, кто будет отвечать за результат и в какие сроки он нужен. Несколько рекомендаций по тому, как правильно отработать этот этап:

• Убедитесь, что ответственный понимает, чего от него ждут. То, что нарисовано у вас в голове, и то, что понял исполнитель — это, зачастую, две разные картины. 
• Прочитайте о постановке задач по методике SMART. Это поможет скорректировать понимание того, что нужно от исполнителя. Чем четче между вами коммуникация, тем меньше придется переделывать.
• Сделайте небольшой люфт по времени: объясните исполнителю, что срок, указанный в таблице — это не тот момент, когда нужно сдать первую версию и ждать правок, а тот момент, когда задача должна быть сделана. 

Шаг 3: выбор инструментов

На этом этапе вы выбираете ресурсы, которые вам нужны. Руководитель разработки выбирает технологии и фреймворки, прораб — работников и отделочные материалы. Так и вы можете заложить здесь определенное количество трудочасов, инструменты и так далее. Естественно, если это нужно и важно. Если без этого шага можно обойтись, смело отказывайтесь.

* * *
Мы рассказали вам о том, с чего начинается серьезный менеджмент проекта. Желаем, чтобы все проекты собирали только положительный фидбек от клиентов. А для того, чтобы собрать плотный поток заявок от них, мы рекомендуем заказать у нас наружную рекламу. Ждем ваших звонков!